Dịch vụ thu âm tổng đài trong vài năm trở lai đây khá phổ biến đặc biệt là trong dịch vụ chăm sóc khách hàng. Việc thu âm tổng đài sẽ là một cách hữu hiệu giúp doanh nghiệp giảm thiểu cảm xúc khó chịu trong lúc chờ doanh nghiệp bắt mày. Tuy nhiên điều này đòi hỏi âm thanh nhạc chờ phải dễ chịu và êm ái nhằm giúp khách hàng ở lại lâu hơn với cuộc gọi để chờ phía doanh nghiệp bắt máy. Hiểu được điều này phongthu.com.vn ra đời cung cấp cho khách hàng một dịch vụ thu âm tổng đài chuyên nghiệp và hiệu quả. Vậy dịch vụ thu âm tổng đài là gì và có lợi ích gì? Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Thu âm tổng đài là gì?
Thu âm tổng đài được hiểu là một đoạn âm thanh được thu theo kịch bản có sẵn nhằm mục đích phát tự động mỗi khi khách hàng gọi đến nhưng doanh nghiệp chưa sẵn sàng nghe máy ngay lập tức được. Điều này làm giảm thời gian chờ đợi vô nghĩa của khách hàng cũng là một cách doanh nghiệp tạo ấn tượng với khách hàng ngay từ những cuộc gọi đầu tiên
Tại sao các công ty nên cần thu âm tổng đài
- Tạo ra bản thu tổng đài giúp khách hàng đánh giá sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng của công ty
- Tạo ra bản thu tổng đài giúp khách hàng xác định đã gọi đúng địa chỉ mà mình cần gọi tới
- Tạo ra bản thu hướng dẫn khách hàng tìm đúng bộ phận, đúng chuyên gia mà mình cần gặp để giải quyết những vấn đề đang gặp phải
- Tạo ra bản thu tổng đài đôi khi sẽ giúp công ty có cơ hội quảng cáo một số sản phẩm, chương trình giảm giá, ưu đãi của công ty đến với các khách hàng của họ. Từ đó tăng tiềm năng tiếp cận nhiều khách hàng
Các mẫu thu âm tổng đài và lợi ích việc thu âm tổng đài mang lại
Câu chào chính: Đây là câu lời chào mỗi khi công ty chưa kịp bắt máy. Câu chào như cách giúp khách hàng kiên nhẫn đợi nhân viên tư vấn và giải đáp thắc mắc. Và đây cũng có thể được xem là ấn tượng đầu tiên giữa khách hàng và công ty
Thông báo bận máy: Số lượng khách hàng thì đông còn doanh nghiệp thì chỉ có một số ít hệ thống trả lời. Vậy nên việc thu âm tổng đài thông báo máy bận sẽ giúp khách hàng không hiểu lầm sự thiếu chuyên nghiệp của công ty
Ngoài giờ làm việc: Không phải khách hàng nào cũng rảnh để gọi công ty vào giờ hành chính, còn về phía công ty thì chỉ làm giờ hành chính. Vì vậy việc không thống nhất múi giờ tương tác giữa 2 bên sẽ làm cho công ty khó khăn trong việc trả lời và chăm sóc khách hàng. Đồng thời không phải khách hàng nào cũng tinh ý để hiểu cho công ty nên việc thu âm tổng đài ngoài giờ làm việc sẽ giúp chăm sóc khách hàng của công ty kịp thời hơn.
Thông báo nghỉ lễ: lễ là thời điểm mà khách hàng có nhiều thời gian rảnh rỗi để liên hệ với những công ty đang cung cấp sản phẩm về bất cứ lý do gì như tư vấn sản phẩm, bảo hành bảo hiểm, mua hàng online,… Và lúc này cũng là thời điểm công ty nghỉ lễ nên việc trả lời trực tiếp khách hàng cũng là một việc rất hạn chế. Thu âm tổng đài chính là giải pháp hữu hiệu giúp bạn giải quyết bài toán này.
Những lưu ý khi thu âm tổng đài
Lời chào tổng đài không rõ ràng dễ gây nhầm lẫn
Điều này đòi hỏi rất nhiều vào phần kịch bản thu âm, cần lên kịch bản rõ ràng và phù hợp. Giọng đọc sẽ chỉ xuất phát từ kịch bản. Vì thế để tránh sự nhầm lẫn nên đầu tư và chú trọng vào phần kịch bản đầu tiên
Thời lượng của lời chào tổng đài quá dài
Một bản thu tổng đài hiệu quả đến từ việc đủ từ, đủ ý, đủ nội dung. Khách hàng sẽ không kiên nhẫn để lắng nghe một bản thu tổng đài quá dài dòng, lan man tận mấy phút. Hãy rút ngắn nó nhưng vẫn cố gắng để đảm bảo về mặt nội dung nhé
Sử dụng chất giọng dễ nghe
Thử nghĩ xem sẽ chả ai mong muốn bật máy lên để nghe một giọng nói ào ào hay là chậm rãi như đọc từng từ. Hãy điều chỉnh một tốc độ và tông giọng phù hợp. Đây sẽ là điểm chạm đầu tiên của bạn với khách hàng nên hãy cố gắng tạo nên những ấn tượng đầu tiên tốt đẹp
Tại sao nên chọn dịch vụ thu âm tổng đài tại phongthu.com.vn
Không thể phủ nhận lợi ích của thu âm tổng đài mang lại. Tuy nhiên để đạt được mục đích đó việc tìm kiếm một kịch bản thu âm và một chất giọng thu âm phù hợp là chuyện không hề dễ dàng. Nhưng bạn cũng đừng lo lắng vì phongthu.com.vn sẽ giúp bạn mọi vấn đề với tiêu chí nhanh chóng – chất lượng – hiệu quả cao
Tại đây chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện cho việc thu âm tổng đài từ kịch bản đến bản thu cuối cùng. Sở hữu một đội ngũ chuyên nghiệp và gaiuf kinh nghiệm chúng tôi sẽ giúp bạn có những đoạn thu tổng đài ấn tượng cũng như câu chữ, chất giọng phù hợp với đối tượng khách hàng của công ty bạn nhất có thể
Quy trình sử dụng dịch vụ thu âm quảng cáo tại phongthu.com.vn
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Đầu tiên chúng tôi sẽ tiếp nhận những yêu cầu kịch bản và những yêu cầu về giọng đọc hoặc mọi yêu cầu liên quan để chúng tôi có thể nắm bắt. Cũng như tìm hiểu mục đích của bạn trong việc thu âm tổng đài là gì để đề xuất chiến lược phù hơp
Bước 2: Thương thảo và ký hợp đồng
Sau khi trao đổi mọi yêu cầu, báo giá, chọn gói dịch vụ,… tiếp đến sẽ là ký hợp đồng, chốt thời gian và đặt cọc tiền. Trong hợp đồng sẽ được quy định rõ nghĩa vụ của đôi bên. Nếu đồng tình 2 bên sẽ ký hợp đồng để minh chứng cũng như là một lời bảo đảm cho sự hợp tác này
Bước 3: Triển khai dịch vụ
Sau khi hoàn tất mọi thủ tục, ký hợp đồng thì bên chúng tôi sẽ tiến hành thu âm và gữi cho khách hàng có thể sớm hơn thời gian đã thống nhất để khách hàng có thể đánh giá và tiếp đến bước 4 là điều chỉnh và bổ sung
Ngoài ra nếu bạn chưa có sẵn kịch bản hay không tự tin với kịch bản tổng đài của mình thì chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn lên kịch bản và thu âm. Sở hữu đội ngũ nhiều năm kinh nghiệm với tiêu chí sáng tạo, đa nhiệm và linh hoạt sẽ giúp bạn hoàn thành dự án một cách tốt nhất
Bước 4: Điều chỉnh, bổ sung nếu khách hàng yêu cầu
Sau khi nhận bản thu âm tổng đài nếu không vừa ý hoặc muốn điều chỉnh ở phần nào có thể trực tiếp trao đổi, chúng tôi sẽ kịp thời điều chỉnh để khách hàng có một đoạn thu âm tổng đài hoàn hảo nhất
Bước 5: Bàn giao thành phẩm và thanh toán
Sau khi điều chỉnh cũng như bổ sung ý kiến khách hàng chúng tôi sẽ bàn giao thành phẩm và khách hàng sẽ thanh toán hết số tiền còn lại như thảo thuận trong hợp đồng
Cam kết chất lượng
Dựa trên kinh nghiệm làm việc với hàng trăm doanh nghiệp đến lớn chúng tôi luôn cam kết và tuân thủ những nguôn tắc sau
- Tôn trọng khách hàng và lắng nghe mọi yêu cầu của khách hàng
- Tôn trọng và tuân thủ những thỏa thuận giữa đôi bên
- Báo giá chi tiết, chính xác và không phát sinh chi phí trong quá trình cung cấp dịch vụ.
- Bàn giao mọi sản phẩm thu âm tổng đài trước hoặc đúng thời gian đã thống nhất
- Hiệu quả cuối cùng chính là minh chứng cho mọi lời cam kết và uy tín
Thu âm tổng đài là một phần không thể thiếu trong các chiến dịch marketing cũng như chiến dịch chăm sóc khách hàng ngày nay. Bởi nó chi phối rất nhiều đến hiệu quả cũng như việc có làm khách hàng ấn tượng với công ty bạn hay không. Phongthu.com.vn luôn hỗ trợ bạn trong việc thu âm tổng đài cho bất cứ chiến dịch nào nhằm góp phần tạo nên một một dịch vụ hoàn chỉnh cho công ty bạn.